Microsoft Word 실용 기능 총정리 – 단축키, PDF 저장, 숨은 꿀기능까지

 

 

Microsoft Word는 단순한 문서 작성 도구 그 이상입니다.
업무 속도를 높이고 문서 완성도를 끌어올릴 수 있는 다양한 단축키, 파일 변환, 숨겨진 편의 기능들이 존재합니다.
이 글에서는 문서 작성과 편집 시 생산성을 높일 수 있는 실용 기능들을 정리합니다.

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1. 자주 사용하는 단축키 모음

워드에서 자주 쓰이는 기본 기능은 대부분 단축키로 빠르게 처리할 수 있습니다.

 

문서를 엽니다.	Ctrl+O
새 문서를 만듭니다.	Ctrl+N
문서를 저장합니다.	Ctrl+S
문서를 닫습니다.	Ctrl+W
선택한 콘텐츠를 클립보드로 잘라냅니다.	Ctrl+X
선택한 콘텐츠를 클립보드에 복사합니다.	Ctrl+C
클립보드의 내용을 붙여 넣습니다.	Ctrl+V
텍스트만 붙여넣습니다.	Ctrl+Shift+V
모든 문서 내용을 선택합니다.	Ctrl+A
텍스트에 굵은 서식을 적용합니다.	Ctrl+B
텍스트에 기울임꼴 서식을 적용합니다.	Ctrl+I
텍스트에 밑줄 서식을 적용합니다.	Ctrl+U
글꼴 크기를 1포인트씩 줄입니다.	Ctrl+왼쪽 대괄호([)
글꼴 크기를 1포인트씩 늘립니다.	Ctrl+오른쪽 대괄호(])
텍스트를 중앙에 맞춥니다.	Ctrl+E
텍스트를 왼쪽에 맞춥니다.	Ctrl+L
텍스트를 오른쪽에 맞춥니다.	Ctrl+R
명령을 취소합니다.	Esc
이전 작업을 취소합니다.	Ctrl+Z
가능한 경우 이전 작업을 다시 실행합니다.	Ctrl+Y
확대합니다.	Ctrl+더하기 기호(+)
축소합니다.	Ctrl+빼기 기호(-)
100% 확대/축소로 돌아갑니다.	Ctrl+0
마우스로 확대 및 축소합니다.	Ctrl+스크롤
문서 창을 분할합니다.	Ctrl+Alt+S
문서 창 분할을 취소합니다.	Alt+Shift+C 또는 Ctrl+Alt+S

* 마이크로소프트 워드 단축키 

실무에서 문서 작업이 많은 사람일수록 단축키 익숙해지면 작업 속도가 크게 향상됩니다.

 

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2. PDF로 저장 및 변환

작성한 문서를 외부에 공유하거나 인쇄용으로 배포할 때는 PDF로 저장하는 것이 유용합니다.

● 저장 방법
1. 파일 > 다른 이름으로 저장(Save As)
2. 저장 위치 선택 후, 파일 형식(File Format)을 ‘PDF’로 설정
3. 저장 버튼 클릭

● 추가 옵션
• ‘최소 크기(Publishing Online)’ 옵션 선택 시 용량을 줄일 수 있음
• 특정 페이지 범위만 저장하고 싶을 경우 ‘옵션’ 클릭 → 페이지 범위 지정 가능

워드 문서를 PDF로 변환할 때는 문서 서식이 고정되어, 레이아웃 깨짐 없이 공유 가능

 

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3. 숨겨진 유용 기능

아래 기능들은 인터페이스에 잘 드러나지 않지만, 알고 있으면 유용하게 활용할 수 있습니다.

● 자동 저장
• OneDrive 또는 SharePoint와 연결된 문서의 경우, 상단에 ‘자동 저장(AutoSave)’ 기능이 활성화됩니다.
• 변경 사항이 실시간으로 저장되므로 저장 누를 필요 없음

● 클립보드 히스토리
• 여러 개의 복사 내역을 저장할 수 있는 기능
• 홈 > 클립보드 그룹 오른쪽 하단 화살표 클릭
→ 최근 복사한 항목을 한 번에 볼 수 있고 선택하여 붙여넣을 수 있음

● 빠른 접근 도구 모음(Custom Toolbar)
• 자주 사용하는 기능을 상단에 고정시킬 수 있음
• 파일 > 옵션 > 빠른 실행 도구 모음에서 사용자 지정 가능

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4. 문서 보호 및 편집 제한

작성한 문서의 내용이 임의로 변경되는 것을 방지할 수 있는 기능도 있습니다.

● 편집 제한 설정
1. 검토 > 문서 보호 > 편집 제한
2. 특정 부분만 편집 허용하거나, 전체 편집을 제한
3. ‘예, 보호 시작’ 클릭 후 비밀번호 설정 가능

공식 문서나 계약서 등에 유용하게 사용됩니다.