Microsoft Word 문서 검토 기능 총정리 – 맞춤법 검사, 주석, 변경 내용 추적까지

 

 

문서를 혼자 작성하는 경우에도, 제출하거나 공유하기 전에 반드시 ‘검토’ 과정을 거쳐야 합니다.
또한 여러 명이 협업하는 문서라면, 변경 이력 관리나 의견 공유 기능도 필수죠.
이번 글에서는 Microsoft Word의 대표적인 검토 및 협업 기능인 맞춤법 검사, 주석(Comment), 변경 내용 추적(Track Changes) 사용법을 자세히 정리합니다.

 

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1. 맞춤법 및 문법 검사

문서의 정확성을 높이는 데 기본이 되는 기능입니다.

● 설정 방법
• 상단 ‘검토(Review)’ 탭 > ‘맞춤법 및 문법(Spelling & Grammar)’ 클릭
• 오류가 있을 경우 바로 교정 제안이 표시됩니다.

● 주요 옵션
• 언어 선택: 검사 언어는 기본적으로 문서 언어를 따르지만, ‘언어 설정’에서 변경 가능
• 자동 검사 설정:
파일 > 옵션 > 언어 교정 > 문서 작성 중 검사 설정에서 자동 감지 여부를 설정할 수 있음

맞춤법 오류는 빨간 줄, 문법 오류는 파란 줄로 표시됩니다. 마우스 오른쪽 클릭으로 교정 제안 확인 가능

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2. 메모 기능

문서 내 특정 부분에 의견이나 설명을 덧붙일 수 있습니다. 특히 피드백 주고받을 때 유용합니다.

● 메모 추가 방법
1. 텍스트를 드래그해 선택
2. 검토 탭 > ‘새메모' 클릭
3. 오른쪽에 메모 창이 열리면 의견 입력

● 메모 편집/삭제
• 메모 클릭 > 마우스 오른쪽 버튼 → 편집 또는 삭제 선택
• 전체 메모 보기: 검토 탭 > ‘메모 표시’ 설정

메모는 실제 출력되지 않으며, 디지털 문서 상에서만 확인됩니다.

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3. 변경 내용 추적(Track Changes)

다른 사람이 문서를 수정한 내용을 그대로 기록해 보여주는 기능입니다.
협업 문서나 피드백 수렴 문서에 매우 효과적입니다.

● 기능 켜기
• 검토 탭 > ‘변경 내용 추적(Track Changes)’ 클릭
• 이후 모든 삽입, 삭제, 서식 변경 내용이 기록됩니다.

● 표시 형식 설정
• 검토 탭 > ‘표시 옵션(Show Markup)’에서 글꼴 변경, 주석, 삭제 등 개별적으로 표시 여부 선택 가능
• 화면 오른쪽에 변경 내용과 함께 선이 표시되어 누가 어떤 수정을 했는지 확인 가능

● 변경 내용 수락/거부
• 문서 내용을 검토한 후, 수정을 확정하려면
‘변경 내용 수락(Accept)’ / ‘거부(Reject)’ 버튼 사용
• 개별 수락 또는 전체 수락 가능

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4. 비교(Compare) 기능

두 개의 문서를 비교해 변경된 부분만 추출할 수 있습니다.

● 비교 방법
• 검토 탭 > ‘비교(Compare)’ 클릭
• 두 개의 문서 파일 선택 → 변경된 내용이 강조된 새 문서 생성

버전 관리가 필요한 보고서나 계약서 등에 유용한 기능입니다.